Motivasi diri laksanakan tugas lebih teratur semasa WFH

Oleh Sim Y. H.

Semenjak penularan gelombang kedua wabak COVID-19 yang melanda Negara Brunei Darussalam pada awal Ogos lalu, kerajaan telah melaksanakan langkah-langkah kawalan dan sekatan untuk mengawal penularan jangkitan virus berkenaan termasuk pelaksanaan pelan kelangsungan perniagaan (BCP) dan bekerja dari rumah (WFH).

Dalam melaksanakan usaha WFH, Institut Perkhidmatan Awam (IPA) baru-baru ini, telah melaksanakan beberapa siri program motivasi dan pengurusan kerja jarak jauh.

Bagi program Motivasi Kepimpinan Diri Bekerja dari Rumah, yang dikendalikan oleh Pegawai Latihan, IPA, Haji Noor Husseini bin Haji Mohd Hussein, ia menyentuh mengenai kepentingan motivasi kepimpinan diri semasa WFH sama ada sebagai ketua dalam jabatan atau pekerja agar terus bermotivasi.

Dalam kepimpinan diri itu, setiap individu memberikan respons yang baik serta menyatakan betapa pentingnya kekal bermotivasi tinggi kerana ia adalah suatu bentuk amanah yang harus ditanai dengan baik oleh semua penjawat awam.

Semasa program itu, beliau turut menyatakan semangat kerja boleh saja luntur atau sebaliknya, jika pengurusan diri tidak dititik beratkan atau dijana dengan sempurna.

Tempoh tumpuan melaksanakan tugas boleh dikemas kini mengikut keselesaan pengguna sebagai contoh setiap 50 minit sebelum rehat bagi durasi yang lebih panjang dan sebaliknya.
Tekadkan diri awal bangun pagi setiap hari sebagai salah motivasi kepimpinan diri bekerja dari rumah.

Kepimpinan diri ketua dalam organisasi semasa pandemik, menuntut pemimpin melakukan transformasi dalam corak kepimpinan di mana antaranya ialah menentukan jenis tugasan kakitangan atau staf yang boleh dibuat di rumah.

Pemimpin juga perlu segera bertindak kepada kehendak persekitaran organisasi terutamanya perkara luar perancangan apalagi pada masa pandemik ini. Ini terkandung menentukan amalan baru organisasi seperti fleksibiliti, fasiliti dan penggunaan teknologi membantu operasi organisasi.

Pemimpin harus bersedia dan proaktif mengharungi pandemik, mampu menyokong dan mempersiapkan ahli untuk mengharungi cabaran mendatang.

Pemimpin itu harus PEDULI iaitu perolehi maklumat pekerja melalui platform, empati terhadap situasi gaya bekerja WFH ahli organisasi, dedikasi terhadap tugas segera atau sebaliknya, ubah suai gaya kepimpinan yang relevan dengan situasi, lakukan interaksi sosial (bukan formal) dengan orang bawahan serta ikhlas dalam memimpin di era bekerja di rumah.

Beliau turut mengongsi tip motivasi kepimpinan diri WFH iaitu tekadkan diri awal bangun pagi setiap hari, elakkan bergegas menyediakan keperluan kerja atau keluarga.

Turut disarankan ialah melakukan aktiviti riadah pada waktu pagi atau petang di sekitar kawasan rumah, mengambil sikap inda ketinggalan, ambil maklum setiap arahan ketua atau tanggungjawab kita, adakan syura berkumpulan atau berbual-bual serta menghindari bajaur dalam waktu kerja.

Sementara itu, bagi Program Pengurusan Kerja Jarak Jauh yang disampaikan oleh Pegawai Latihan Kanan, IPA, Dayang Siti Rozidah binti Jalani, ia mengetengahkan cabaran-cabaran pengurusan kerja jarak jauh (KJJ) di mana cabaran dalam organisasi adalah perubahan dasar dan prosedur operasi standard (SOP), produktiviti atau penghasilan, sokongan teknologi dan hubungan dengan pihak berkepentingan manakala cabaran dari segi individu ialah masa, persekitaran, teknologi dan kos.

Dalam KJJ, ia memerlukan disiplin dan integriti iaitu kekal taat waktu bekerja dan memastikan keberadaan, berakhlak dan etika ketika syura dan bertindak mengikut peraturan, daripada segi komitmen ia memerlukan seseorang itu cekap melaksana, bermotivasi dan kebolehpercayaan, daripada segi pengetahuan dan pelaksanaan ia memerlukan seseorang berpengetahuan tentang matlamat kerajaan dan tugasan, perubahan-perubahan dan melaksana mengikut dasar dan matlamat.

Daripada segi membuat keputusan pula, ia memerlukan keputusan sejajar dengan matlamat jabatan, bijak dan kos efektif, daripada segi kepimpinan ia memerlukan seserang itu berfikir, bertindak dan memimpin selaras dengan strategi serta memimpin perubahan dengan berkesan dan memastikan hasil dan produktiviti.

Manakala itu, daripada segi pengurusan kerja, ia memerlukan ekspetasi yang jelas dan mengutamakan tugas mengikut tempoh masa, daripada segi komunikasi, ia memerlukan komunikasi jelas, teratur dan memudahkan pihak berkepentingan serta daripada segi pengurusan sumber manusia ia memerlukan pengekalan pemikiran pertumbuhan (growth mindset) dan kesejahteraan warga utama (key people).

Dalam program itu, Dayang Siti Rozidah turut mengongsi mengenai cara-cara menangani cabaran KJJ seperti teknologi di mana ia memerlukan perkakasan atau gajet teknologi berkualiti, mengutamakan keselamatan data dan maklumat serta pelan kontingensi sambungan talian. Bagi persekitaran, ia memerlukan tempat atau stesen kerja yang ergonomik, meningkatkan kecergasan semasa bekerja, membina suasana aman, santai dan tiada gangguan kerja serta menggunakan teknik Don’t Do List dan Don’t Disturb.

Manakala itu, daripada segi masa, ia memerlukan keimbangan kerja-kehidupan dengan mengasingkan tuntutan kerja dan tuntutan urusan peribadi atau keluarga, penjadualan masa menggunakan blok iaitu kaedah pembahagian masa, sama ada kerja enam jam tetap, lima waktu atau jadual urusan peribadi atau keluarga, peka terhadap tuntutan dan tempoh akhir tugasan serta menetapkan peraturan 15 minit bagi persediaan sebelum dan selepas kerja atau bermesyuarat.

Bagi program bertajuk, Motivasi Pengurusan-Kaedah Kepimpinan dan Pengurusan Masa Semasa WFH yang disampaikan oleh Pegawai Latihan Kanan, IPA, Awang Mohd Norazlin bin Dato Paduka Haji Kassim menyatakan pengurusan masa dapat dikaitkan dengan kepimpinan diri daripada segi kebolehan individu untuk mengimbangkan pengurusan masa bekerja di rumah dan pengurusan tanggungjawab keluarga.

Dalam pengurusan masa, dua kaedah dapat diamalkan iaitu Matriks Keutamaan dan Teknik Pomodoro di mana Matriks Keutamaan boleh membantu mengatur tugasan seseorang individu dalam mengenal pasti kerja-kerja yang perlu dilaksanakan segera, di rancang, diwakilkan atau dikurangkan.

Cara mengatur keutamaan tugas di mana tugas seharian boleh diatur mengikut 4 kuadran matriks keutamaan iaitu laksana bagi perkara penting dan utama, rancang bagi perkara yang penting tetapi tidak segera, wakilkan bagi perkara yang kurang keutamaan dan kurangkan bagi perkara-perkara tidak penting.

Bagi perkara kecemasan, ia adalah terkandung dalam urusan segera atau keutamaan tertinggi dan dikira sebagai kategori laksana di dalam matriks. Sementara itu, Teknik Pomodore membantu individu memberikan tumpuan kepada satu tugas atau aktiviti dengan tatacara teknik Pomodore ialah melaksanakan tugas dalam jarak 30 minit, setiap 25 minit ambil masa berehat 5 minit dan selepas empat pusingan, masa rehat 20 minit.

Tempoh tumpuan melaksanakan tugas boleh dikemas kini mengikut keselesaan pengguna sebagai contoh setiap 50 minit sebelum rehat bagi durasi yang lebih panjang dan sebaliknya. Jika seseorang itu mempunyai masa lapang semasa WFH, ada baiknya diatur masa itu untuk membuat kerja-kerja berfaedah seperti pembangunan diri dan membuat perancangan kerja akan datang serta mengurangkan daripada membuat perkara yang tidak membantu ke arah pengendalian tugasan di rumah.