Membudayakan masyarakat berilmu melalui koleksi Arkib

Gambar serahan Arkib Negara Brunei Darussalam

Arkib Negara Brunei Darussalam ditubuhkan pada tahun 1977 bagi menguatkuasakan dan melaksanakan Akta Arkib Negara Brunei Darussalam 1975, Edisi Semakan 1983, Penggal 116 dari Undang-Undang Negara Brunei Darussalam. Peruntukan akta berkenaan adalah bagi memastikan rekod-rekod kerajaan dan awam dapat dikawal, didaftarkan dan dipelihara bagi keperluan akses dan rujukan.

Penubuhan Arkib Negara Brunei Darussalam juga berperanan untuk menyimpan, menjaga dan memelihara koleksi rekod-rekod yang memiliki nilai kebangsaan khususnya mengenai aktiviti manusia,

organisasi, institusi dan sebagainya untuk dijadikan sebagai bahan rujukan, bukti perundangan dan khazanah warisan negara.

Sehingga kini, Arkib Negara Brunei Darussalam mempunyai lebih kurang 290,000 bahan arkib dan rekod yang terdiri daripada pelbagai bentuk seperti fail-fail kerajaan, imej gambar, manuskrip, bahan kartografi (peta dan pelan), mikrofilem, surat perjanjian serta bahan audio dan visual.

Dalam hubungan antarabangsa, Arkib Negara telah menjadi ahli kepada Majlis Arkib Antarabangsa (International Council on Archives – ICA) pada tahun 1981 dan ahli di peringkat serantau Asia Tenggara iaitu Southeast Asian Regional Branch of the International Council on Archives (SARBICA) pada tahun 1986.

Gambar nostalgia Bandar Seri Begawan koleksi Arkib Negara Brunei Darussalam.
Gambar Bangunan Arkib Negara Brunei Darussalam di Jalan Dewan Majlis, Berakas.
Pemeriksaan dijalankan untuk mengeluarkan bahan-bahan arkib.

Tarikh 9 Jun telah ditetapkan bagi sambutan Hari Arkib Antarabangsa, diraikan oleh institusi-institusi arkib di seluruh dunia. Objektif sambutan secara tahunan ini adalah untuk menjadi platform bagi mempertingkatkan kesedaran perkhidmatan awam dan orang ramai mengenai kepentingan pengurusan rekod dan arkib serta mendidik dan menanamkan kefahaman masyarakat mengenai kepentingan rekod dan bahan arkib sebagai bahan rujukan utama.

Selain itu, ia juga dapat memberigakan fungsi dan peranan Arkib Negara sebagai institusi yang bertang-gungjawab dalam memelihara rekod-rekod awam.

“Memperkasa Masyarakat Berilmu” merupakan tema yang telah dipilih oleh ICA bagi sambutan Hari Arkib Antarabangsa pada tahun ini.

Pemeliharaan rekod bagi rujukan sepanjang zaman

Selaras dengan tema tersebut, Arkib Negara bertanggungjawab untuk menjadi sebuah institusi penyelidikan dan rujukan khususnya dalam memelihara maklumat-maklumat penting serta menyediakan akses kepada orang awam.

Rekod-rekod yang dipelihara ini mengandungi maklumat dari pelbagai aspek termasuk sejarah, pentadbiran, perundangan, budaya dan sebagainya. Oleh itu, sudah setentunya institusi Arkib merupakan gedung ilmu yang boleh dimanfaatkan oleh orang awam sebagai sumber rujukan dalam melaksanakan usaha-usaha penyelidikan.

Terdapat beberapa proses yang harus dilaksanakan sebelum sesebuah rekod itu dipindahkan ke Arkib Negara Brunei Darussalam.

Unit Pengurusan Rekod, berperanan dalam memberikan khidmat nasihat mengenai pengurusan rekod di Kementerian dan Jabatan Kerajaan, menilai rekod-rekod bagi pelupusan, memindah rekod yang bernilai, meneliti rekod yang wajar untuk melalui proses pemusnahan dan pendaftaran serta pemeliharaan rekod di bawah 25 tahun.

Rekod-rekod yang mempunyai nilai kepentingan dan kebangsaan seperti nilai pentadbiran, kewangan, perundangan dan sejarah akan disimpan di Arkib Negara. Manakala rekod yang tidak mempunyai nilai akan dimusnahkan dengan kaedah bertanam.

Arkib Negara Brunei Darussalam juga menguat-kuasakan Peraturan-Peraturan Kewangan (Financial Regulation) 1983, iaitu di bawah peruntukan 240, berkenaan dengan pemusnahan rekod-rekod kewangan dan buku kira-kira yang mana Arkib Negara Brunei Darussalam menjadi saksi dalam menyaksikan kerja-kerja pemusnahan rekod yang tidak bernilai dari Jabatan dan Kementerian

Pengurusan koleksi arkib secara teratur

Koleksi arkib yang telah dinilai dan diteliti akan dipindahkan secara kekal dalam Arkib Negara Brunei Daruusalam. Unit Pengurusan Arkib bertanggungjawab dalam memelihara dan menyimpan koleksi-koleksi arkib bertaraf 25 tahun ke atas.

Di samping itu, unit ini juga bertanggungjawab untuk mendaftarkan perolehan rekod arkib seperti fail, bahan kartografi (peta dan pelan), audio-visual dan manuskrip serta turut berperanan untuk menyediakan setiap rekod simpanan arkib yang dipohonkan oleh penyelidik bagi tujuan rujukan.

Usaha pemeliharaan, penjagaan, pembersihan dan pengurusan koleksi arkib merangkumi pemeriksaan repositori, aspek penyimpanan dan pendaftaran juga dilaksanakan secara kerap bagi memastikan koleksi rekod arkib yang memiliki nilai khazanah tinggi ini akan kekal terpelihara.

Perkhidmatan akses kondusif bagi keselesaaan penyelidik

Tema Hari Arkib Antarabangsa 2020 iaitu ‘Memperkasa Masyarakat Berilmu’ secara tidak langsung turut memberi peluang kepada Arkib Negara Brunei Darussalam untuk mendukung Wawasan Brunei 2035 khususnya untuk melahirkan rakyat yang berpengetahuan dan berkemahiran tinggi bagi mencapai hasrat Negara Brunei Darussalam untuk menjadi sebuah negara yang maju.

Sebagaimana yang dinyatakan dalam Peruntukan 12 dalam Akta Arkib Negara Brunei Darussalam yang menyatakan bahawa rekod arkib berusia melebihi 25 tahun merangkumi pelbagai bidang seperti perundangan, pembangunan, adat-istiadat, sejarah, budaya, dasar awam dan sebagainya itu dapat dibukakan bagi rujukan orang awam yang berhasrat untuk merujuknya bagi tujuan penyelidikan.

Dengan itu, kaunter Unit Perkhidmatan Akses dan Dewan Penyelidikan telah disediakan bagi memberi bantuan dan menjamin keselesaan kepada para penyelidik.

Di samping itu, Senarai Pandu Cari juga turut disediakan bagi memudahkan orang ramai dan penyelidik untuk mencari koleksi rekod yang terdapat dalam simpanan Arkib Negara Brunei Darussalam.

Arkib Negara Brunei Darussalam yang terletak di Jalan Dewan Majlis sememang-nya memberi galakan kepada orang awam untuk merujuk dan mengakses koleksi bahan-bahan arkib.

Cara ini akan meningkatkan kesedaran orang awam akan kepentingan Arkib Negara sebagai institusi penyelidikan dan rujukan yang secara langsung dapat membentuk dan mem-perkasa masyarakat yang berpengetahuan dan berilmu.

Dengan kemunculan rekod-rekod berbentuk elektronik dan digital pada abad ke 21, Arkib Negara akan terus bersedia untuk menghadapi cabaran dalam aspek pengurusan yang merangkumi sistem pelupusan dan pemeliharaannya serta pengurusan rekod elektronik melibatkan penggunaan Teknologi Info-Komunikasi (ICT) yang sentiasa berubah dengan pantas.

Oleh yang demikian, Arkib Negara akan sentiasa berusaha untuk meningkatkan dan mengembangmajukan lagi perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan bagi ke-pentingan dan manfaat bersama.