Praktik etika persidangan maya dengan betul

Oleh Nurdiyanah R.

Ketika kita meniti norma baharu sambil berusaha memutus rangkaian wabak COVID-19, penggunaan persidangan maya adalah satu perkara yang tidak asing lagi bagi setiap lapisan masyarakat bagi tujuan mesyuarat, pembelajaran, seminar dan sebagainya.

Bahkan dalam kalangan ahli keluarga mahu pun saudara mara juga turut memanfaatkan teknologi persidangan dalam talian ini antaranya ketika mengadakan majlis tahlil, Doa Selamat mahu pun perjumpaan seketika bagi melepaskan kerinduan kerana telah lama tidak bersemuka.

“Adapun persidangan maya merupakan salah satu alternatif untuk meneruskan aktiviti-aktiviti rutin yang diadakan secara bersemuka yang mana setiap individu mahu pun sesebuah kumpulan tertentu perlu menitikberatkan etika amalan terbaik bagi mencapai penggunaan penuh kewaspadaan dan juga selamat,” ujar Penganalisa Keselamatan Siber, Cyber Security Brunei (CSB), Dayang Nomi Hafiz Zakiah binti Haji Pawi ketika perkongsian dalam talian bersama penulis bagi membincangkan mengenai etika persidangan secara maya ataupun lebih dikenali sebagai Virtual Conferencing Etiquette, baru-baru ini.

Beliau turut menjelaskan terdapat pelbagai pilihan perisian yang boleh digunakan bagi melakukan aktiviti persidangan secara maya seperti Zoom, Cicso Webex, Go to Meeting, Mirosoft Teams, Google Hangouts dan sebagainya.

Ingat! penjenayah siber sentiasa mencari peluang

Menyentuh mengenai etika ketika mengadakan persidangan secara maya, sama ada bagi keperluan mesyuarat, pembelajaran mahu pun kepentingan peribadi seseorang pengguna, Dayang Nomi menekankan agar pengguna sentiasa memastikan mereka mengemaskini perisian komunikasi ke versi terkini.

Dayang Nomi selaku Penganalisa Keselamatan Siber, CSB ketika berkongsi etika amalan terbaik bagi mencapai penggunaan persidangan secara maya demi kewaspadaan dan juga keselamatan bersama. – Gambar serahan CSB
Penjenayah siber sentiasa mencari peluang kerana dengan kelemahan dan kecuaian kita leka terhadap keselamatan itu akan membolehkan mereka menyerang dan menjangkiti sistem komputer.
Pastikan video dan audio atau mikrofon dimatikan atau ditutup semasa menyertai mesyuarat dan hanya menggunakannya apabila perlu.

“Tujuannya adalah untuk memastikan perisian tersebut adalah selamat untuk digunakan daripada sebarang ancaman siber, malah dengan menggunakan versi terkini juga boleh menambahkan lagi ciri-ciri baharu dan mengeluarkan ciri yang sudah tidak digunakan pada perisian tersebut.

“Untuk ingatan bersama, kebanyakan penjenayah siber sentiasa menghabiskan masa mereka mencari kelemahan dalam perisian kita atau dikenali juga sebagai software vulnerability yang paling popular dan digunakan secara meluas. Ini kerana dengan kelemahan itu akan membolehkan mereka menyerang dan menjangkiti sistem komputer, dan membenarkan mereka untuk mengakses serta mencuri data dan maklumat sensitif,” tekannya.

Dayang Nomi turut menjelaskan, dengan mengemaskini sistem komputer yang digunakan, kita dapat memastikan peranti mendapat perlindungan terbaik dari ancaman jenayah siber. Tambahan lagi, sekiranya kita memakai perisian Zoom, Cisco Webex ataupun Microsoft Teams, pastikan perisian tersebut di muat turun dari sumber yang dipercayai, iaitu seboleh-bolehnya dari laman web asal.

“Ini kerana terdapat juga laman web yang digunakan oleh penjenayah siber untuk menyebarkan virus komputer menggunakan perisian palsu yang menawarkan lesen percuma yang biasanya dikenakan caj bayaran seperti lazimnya,” ujarnya lagi.

Gunakan video dan mikrofon ketika perlu

Dalam pada itu, Dayang Nomi turut menekankan agar pengguna persidangan secara maya untuk memastikan video dan audio atau mikrofon dimatikan atau ditutup semasa menyertai mesyuarat dan hanya menggunakannya apabila perlu.

Ini kerana sifat mikrofon adalah sangat sensitif di mana ia akan menangkap bunyi yang tidak diingini seperti menangkap perbualan orang di sekeliling kita yang menyebabkan orang lain juga akan dapat mendengarnya.

Bayangkan semasa kita menghadiri mesyuarat fizikal seperti kebiasaannya, adalah dinasihatkan untuk mematikan atau mengubah telefon bimbit ke mod senyap kerana ia juga boleh mengganggu suasana atau situasi mesyuarat. Begitu juga halnya apabila kita meng-ikuti persidangan maya, sebagai peserta adalah disarankan untuk mematikan mikrofon setiap masa dan hanya membukanya bila perlu.

Peka persekitaran

Dayang Nomi turut menyarankan setiap pengguna yang menyertai sesi persidangan maya perlu sentiasa peka akan persekitaran mereka sebelum membuka kamera terutama dikhuatiri latar belakang kita memiliki maklumat peribadi yang begitu sensitif.

Untuk lebih selamat, para pengguna boleh menggunakan ciri latar belakang maya (virtual background) yang disediakan dalam perisian persidangan dalam talian itu.

“Perlu diketahui juga, setiap persidangan maya akan mempunyai peraturan yang berbeza. Sesetengah persidangan maya tidak membenarkan peserta untuk mengambil gambar atau video sepanjang persidangan tersebut atas sebab-sebab tertentu.

“Mungkin salah satu sebabnya, persidangan tersebut mengandungi maklumat sulit dan sebagainya. Namun jika sebaliknya, pastikan juga kita mendapat kebenaran atau persetujuan penganjur terlebih dahulu sebelum mengambil tangkap layar (screenshot) atau me-rakam sesi tersebut,” nasihatnya lagi. .

Selain itu, beliau turut menekankan bahawa salah satu fleksibiliti semasa menghadiri persidangan maya ialah kebebasan untuk berpakaian.

Oleh itu, para pengguna perlu mengambil perhatian terhadap kod pakaian mereka apabila mengikuti persidangan maya iaitu dengan memastikan kita memperagakan pakaian yang sopan dan kemas agar penampilan lebih kelihatan lebih profesional dan beradab.

Tips keselamatan bersama

Di akhir pertemuan dalam talian bersama penulis, Dayang Nomi juga berkesempatan berkongsi empat jenis langkah keselamatan ketika menganjurkan persidangan maya.

Salah satunya ialah dengan mencipta kata laluan untuk mesyuarat yang bakal diadakan bagi memastikan hanya mereka yang mempunyai jemputan sahaja yang dapat mengakses sesi tersebut.

Begitu juga, penganjur perlu menyemak kedatangan orang yang akan menghadiri. Hal ini kerana sesetengah perisian akan menyediakan ciri-ciri ruangan menunggu sebelum masuk ke persidangan maya.

Sekiranya ada orang di dalam ruangan menunggu secara maya yang tidak dijemput atau tidak dikenali, maka adalah menjadi tanggungjawab penganjur untuk minta pengesahan terlebih dahulu mengenai identiti mereka.

Selain itu, sebagai penganjur, kita juga dinasihatkan untuk mendapatkan kebenaran atau persetujuan peserta terlebih dahulu sebelum mengambil tangkap layar atau merakam sesi tersebut.

Begitu juga jika kita ingin berkongsi skrin adalah disarankan untuk memastikan semua aplikasi lain ditutup dan hanya berkongsi dokumen tertentu dan bukannya keseluruhan skrin. Begitu penting diambil perhatian agar maklumat sensitif tidak tersebar.